Ecco come l'Ict farà risparmiare soldi alle aziende
di Giuseppe Turani
Affari & Finanza - La Repubblica
Lunedì 3 novembre 2003
«Dopo la fine della bolla
Internet e dell'entusiasmo di quella stagione, c'è stato un momento di
incertezza. Ma adesso le imprese hanno ripreso a investire. E, al di là di
quello che ognuno può pensare della congiuntura e delle prospettive
immediate dell'economia, c'è una ragione precisa: le nuove tecnologie
possono far risparmiare molti soldi, anche quando sono applicate a cose
molto semplici». Stefano Venturi, amministratore delegato di Cisco Italia,
non è certo un pessimista. Un po' per mestiere (deve pur mandare avanti
l'azienda), ma molto di più per carattere è uno che pensa che qualcosa da
fare si trova sempre, anche quando le cose sembrano non andare a
meraviglia.
Lei è davvero convinto che le aziende stiano investendo in
It, in Information Technology?
«Certamente. Credo che gli anni bui,
quelli successivi alla fine della bolla, al grande disorientamento, sono
finiti. So anch'io che l'economia non va al massimo (almeno qui in Italia
e in Europa), ma c'è una sorta di nuova emergenza: tutti devono tagliare i
costi. E la strada più veloce per riuscirci è quella di investire in
Information Technology. Si possono fare cose grandiose».
Ad esempio,
che cosa potete fare per le aziende che si trovano un po' in difficoltà
con i ricavi e le spese?
«Posso spiegargli che cosa facciamo noi alla
Cisco, cose anche modeste in apparenza, ma dietro le quali funziona un
"sistema" (di macchine e programmi) piuttosto complesso. Nel gruppo Cisco,
comunque, su scala mondiale siamo riusciti a risparmiare sui costi 1,7
miliardi di dollari».
Facciamo qualche esempio.
«La cosa più banale
da cui partire può essere l'elenco telefonico interno online. In apparenza
non c'è niente di più semplice. Quello che proponiamo noi è però speciale.
Quando lei cerca, sul suo terminale, una persona per avere il numero di
telefono interno, escono tutta una serie di altre informazioni. Intanto,
scopre subito se la persona è in ferie, all'estero, in missione, ecc.
(così non perde tempo a cercarla inutilmente). Ma poi, e qui sta la novità
importante, il computer le fornisce tutta la mappa delle persone che
dipendono da lui: la segretaria, il vice, il vice del vice, ecc.».
A che cosa serve tutto questo?
«Serve a questo. Se lei non trova la
persona che cerca, ma vede tutto l'organigramma che sta sotto di lei, può
capire subito a chi deve telefonare, a chi deve rivolgersi. Può sembrare
una banalità, ma in una grande aziende questo fa risparmiare ore e ore di
telefonate a vuoto e, soprattutto, rende più veloci le cose».
Altri esempi?
«Uno dei più originali è il training online. Alla Cisco abbiamo
in linea dei corsi aziendali per chi vuole imparare delle cose o
migliorare la sua preparazione su certi aspetti del proprio lavoro. Bene,
il nostro sistema, prima di dare avvio al corso vero e proprio, fa un test
(automatico e online) al dipendente. In questo modo uno scopre che invece
di partire dal livello 5 (e perdere un sacco di tempo), può partire dal
livello 3 perché ha superato il test. Così il dipendente si aggiorna, ma
lo fa nel modo più rapido possibile, senza stare a studiarsi lezioni su
argomenti che già conosce».
Come dice lei, si tratta di cose molto semplici, ma probabilmente molto utili.
«Io sostengo che l'Information Technology è un po' il robot dei colletti bianchi,
del lavoro d'ufficio».
Altri esempi interessanti?
«Uno molto importante
riguarda il rapporto con i clienti. Abbiamo organizzato un sistema molto
veloce. Fino a ieri, se un nostro cliente cercava una cosa da noi, doveva
telefonare al venditore o all'ufficio commerciale. Se non trovava
l'addetto, doveva cercare di capire a chi altro poteva rivolgersi. Poi il
nostro addetto doveva verificare in magazzino se quel materiale c'era o,
in caso contrario, la data in cui sarebbe stato disponibile. Infine si
emettevano ordini di spedizione, fatture, ecc.»
La procedura consueta.
«Oggi abbiamo abolito tutto ciò. I clienti hanno accesso
diretto al database e possono verificare da soli che cosa è disponibile e
che cosa non lo è. In questo secondo caso il sistema è anche in grado di
dire i tempi entro cui ci sarà la disponibilità del bene. Dopo di che è il
cliente stesso che fa l'ordine, e da quel momento in avanti tutto procede
lungo la sua strada».
Fantastico. Basta che mi collego al vostro
database e possono riempire l'Italia di router e di altre diavolerie. Poi
chi paga? Io non ho firmato niente.
«Troppo facile. Non funziona così.
Ovviamente, i clienti che hanno accesso diretto al nostro data base sono
clienti conosciuti e stimati e poi ci sono precise norme di sicurezza.
Escludo che con un sistema del genere un'azienda possa trovarsi con i
magazzini svuotati dalla sera alla mattina. Certo, dovrà abituarsi a
vedere uscire la roba più in fretta: questo d'altra parte è appunto
l'obiettivo del sistema. Ridurre al minimo il passaggio di carte e di
autorizzazioni necessarie per dare corso a un'operazione commerciale, in
modo che l'azienda corra più veloce, abbia meno costi e sia più
efficiente».
Un ultimo esempio?
«Riguarda un'attività considerata
minore nelle aziende, ma che è fonte di parecchi costi: le note spese. Di
solito si anticipano i soldi al dipendente che deve andare in trasferta,
poi questo torna e deve compilare lunghe e complesse note spese,
attaccando tutti i giustificativi. E, naturalmente, ci vuole qualcuno che
controlli e controfirmi tutto ciò. Per un'azienda che ha parecchia gente
in giro per il mondo si tratta di un lavoro lungo e complesso».
Non lo dica a noi giornalisti...
«Bene, alla Cisco tutto questo è stato eliminato».
E come fate? Paga tutto il presidente? Paga lei?
«No. E' molto più semplice. Se io vado, ad esempio, in missione in Alabama. Alla
sera, dal mio albergo, mi collego alla rete aziendale Cisco e mando la mia
nota spese. Nel giro di 48 ore l'intero importo di quella nota spese mi
sarà accreditato sul mio conto bancario».
E nessuno controlla niente?
«No, assolutamente. Questa è la trovata del sistema. E' ovvio
che queste note spese devono stare dentro parametri ragionevoli e
accettati dal sistema. Ma, se questo accade, tutto fila via liscio e non
c'è nessun caposezione che deve vistare, controfirmare, ecc. Tutto procede
in automatico. Il giro dei pezzi di carta è ridotto a zero e anche i tempi
sono ridotti al minimo. Il sistema, ovviamente, sa che io sono in Alabama
e quindi sono autorizzato a mandare una nota spese da quel posto».
Ma così lei può inventarsi delle spese, tanto non manda
giustificativi.
«No. I giustificativi li metto in una busta e li
spedisco oppure li consegno al mio rientro».
E qualcuno, come accade nelle "vecchie" aziende, dovrà controllare,
confrontare, vistare, vedere che non abbia ecceduto con i superalcolici, ecc.
Insomma, in realtà, è tutto come prima.
«Sbagliato. Nessuno fa questo lavoro. I
giustificativi arrivano e sono archiviati, nessuno perde tempo a
controllarli uno per uno. Ogni tanto, si fa invece un controllo a campione.
Quindi uno sa che potrebbe anche capitare che la sua nota spese venga
passata al setaccio, e quindi sta attento a quello che fa. Ma l'azienda
non spreca tempo e risorse umane a controllare centinaia di note
spese».
Immagino che oltre a questi casi l'Internet business solutions
(come voi chiamate questa nuova quasiscienza) abbia in serbo anche cose
più raffinate.
«Certamente, qui ho fatto solo esempi molto semplici di
cui si può capire immediatamente l'utilità e la convenienza. E anche,
credo, il punto centrale. Qui non si tratta di mettere giù qualche
macchina in più, ma di cambiare filosofia di gestione dell'azienda. Non
abbiamo semplicemente trasferito su computer la gestione delle note spese
o dell'elenco del telefono. Nel caso delle note spese abbiamo introdotto
il concetto del controllo campione. Nel caso del telefono, accanto al nome
del soggetto compaiono tutte le indicazioni utili per "colloquiare"
comunque con la sua funzione. Nel caso dei clienti che fanno da sé gli
ordini si tratta di avere un magazzino che sta tutto online e di avere una
lista dei clienti autorizzati a servirsi dell'auto-ordinazione e,
di fatto, dell'auto-fatturazione. Insomma, cambia davvero
tutto».
In Italia siamo avanti nell'applicazione di queste cose?
«No. In America il 61 per cento delle aziende è già passato a
questi nuovi sistemi, in Germania, Francia e Inghilterra siamo al 47 per
cento».
E in Italia?
«Siamo fermi all'11,4 per cento. Ma stiamo andando avanti».
Nota: il contenuto del documento deve essere interpretato in relazione al periodo
in cui è stato redatto.
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